Vóór 1 april elk jaar dient een bibliotheek opgave te hebben gedaan bij Stichting Leenrecht. Blijft de opgave uit, dan stuurt Stichting Leenrecht maximaal drie keer een herinnering. Blijft de opgave ook na de derde herinnering uit, dan neemt Stichting Leenrecht de opgegeven aantallen van het voorgaande jaar, verhoogd met 10%, als basis voor de berekening van de te betalen leenrechtvergoeding. Overigens is Stichting Leenrecht gemachtigd via rechtsmaatregelen opgave af te dwingen.

Na ontvangst van de opgave stelt Stichting Leenrecht de hoogte van de verschuldigde vergoeding vast. Dit gebeurt aan de hand van de door de StOL vastgestelde tarieven. Wanneer u als bibliotheek op de webportal opgave doet van de uitleencijfers komt een indicatie van het factuurbedrag in beeld. Dit indicatiebedrag is voorlopig, in afwachting van de definitieve tarieven van de StOL. U kunt aan het indicatiebedrag geen rechten ontlenen.

U ontvangt vervolgens in mei een factuur en -specificatie, met een betalingstermijn van 14 dagen. Betaalt u niet op tijd, dan ontvangt u tweemaal een herinnering om alsnog te betalen. Blijft wederom betaling uit, dan ontvangt u een aanmaning waarbij u wordt gesommeerd binnen 7 dagen alsnog de verschuldigde leenrechtvergoeding te betalen. Mocht u nog steeds in gebreke blijven, dan zal Stichting Leenrecht een incassoprocedure starten.